セキュリティ・データの取扱い

このページは、本サイトではなく、サービス本体「きくばり」で相談の内容がどう扱われるかをまとめたものです。 本サイト（kikubari-ai.jp）が訪問者の個人情報を取得しないことは、プライバシーポリシーに記載しています。

このページの内容は、事務所と運営会社のあいだの「きくばり ハラスメント相談窓口 利用規約」と、 事務所と会社のあいだの「ハラスメント相談窓口 ご利用条件」に基づいています。 実際の取扱いは、ご契約いただく社会保険労務士事務所との契約書が優先します。詳細はよくある質問もあわせてご覧ください。

相談の内容を読めるのは誰か

• 相談は暗号化して保管され、読めるのは会社の人事担当者と顧問の社会保険労務士だけです。
• 運営会社（株式会社全就連）の従業員が相談の中身を見るのは、障害の対応に必要な場合に、社会保険労務士事務所の事前の同意を得たときに限られます（利用規約 第7条）。見た場合は、その記録が残ります。
• 相談の内容を個人情報取扱事業者として管理するのは、窓口を運営する社会保険労務士事務所です。運営会社は、事務所から委託を受けてシステムを提供しています。
• 人事担当者の画面に出るのは、本人が人事への連絡を希望した相談と、命や身体の危険を検知した相談だけです。それ以外の相談は、顧問の社労士だけが確認し、人事の画面には件数だけが出ます。
• 相談の詳細を開いたことは記録に残ります。

匿名のまま、やりとりを続けられる仕組み

• 相談を始めるときに出る「相談の合言葉」を相談者本人が控えておくと、同じ相談の続きを話せます。
• 人事担当者が書いた確認は、相談者が相談の合言葉で窓口を開いたときに、「会社の人事担当者からの確認」として会話の続きに表示されます。会社から相談者へ直接連絡する手段はありません。
• この「相談の合言葉」は、会社が全従業員に配る「窓口のあいことば」とは別のものです。

本人の同意なく会社に伝わる例外

• 命や身体の危険をうかがわせる発言があったときだけ、本人の同意がなくても人事担当者に届きます。相談を始めるときの同意文にも、その旨が書かれています。
• そのとき、相談者の画面には公式の相談窓口（いのちの電話・よりそいホットラインなど）が閉じられない形で表示されます。AIは相談者に「会社に知らせた」とは伝えません。
• 加害者が人事・総務・役員など会社側の人だった場合は、人事には届かず、社会保険労務士事務所に直接届きます。

保存期間

• 保健室AIの相談の記録は、相談者が最後に話した日から5年で削除されます。人事が対応状況を更新しても、保存期間は延びません。
• ハラスメント相談窓口AIの相談の記録は、事務所と運営会社の契約が終わったあと、事務所へ引き渡されるか、終了日から5年保管したうえで削除されます（利用規約 第18条）。
• 会社が窓口の利用をやめたあとも、相談の記録は社会保険労務士事務所が保管します（ご利用条件 10）。
• 誰がいつ相談を読んだか・復号したか・通知したかの記録（監査記録）は、5年保管されます（利用規約 第7条）。
• 【要確認】パルスサーベイAIの回答の保存期間

集計で個人が特定されないための決まり

• パルスサーベイの集計は締切後に出ます。受付中に数字が動くと、その差から個人の回答が分かってしまうためです。
• 回答者が5名未満の月は、集計値を出しません。保健室AIの傾向も、5人未満のまとまりは表示されません。
• 誰が何と答えたかは、会社にも、上司にも、社労士にも、運営会社にも分かりません。

外部への送信

• パルスサーベイの自由記述は、AIの分析のために国外（米国）の委託先へ送られます。学習には使われず、匿名のまま扱われます。選択式の設問は国外に送られません。
• ハラスメント相談の本文も、AIが応答と事実整理を行うために国外（米国）の委託先へ送られます。危険な表現の検知でも同じく国外の委託先が本文を扱います。どちらも、AIの学習には使われません（利用規約 別表）。
• 相談の記録を保管するデータベースはシンガポールのサーバにあり、暗号化して保管されます。画面の表示や処理を行う部分は日本（東京）で動き、本文を保管しません。
• 通知メールには要点だけが載ります。障害を監視する仕組みには、相談の本文は送られません（送信前に取り除かれます）。
• 相談を始める前に、どの国へ送られるか・その国の個人情報保護の制度・送り先が講じている措置が画面に示され、相談者本人の同意を得たうえで相談が始まります（利用規約 第9条）。

万一、漏えいが起きたとき

• 運営会社は、漏えい・滅失・毀損またはそのおそれを知ってから24時間以内に、社会保険労務士事務所へ報告します（利用規約 第10条）。
• 事務所は法令に従って対応し、会社に関わるものは速やかに会社へ知らせます（ご利用条件 4）。